Podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest przede wszystkim efektywne zarządzanie. Takie zarządzanie opiera się głównie na tym, by sprawy księgowe pozostawały uporządkowane. Odnosi się to zarówno do spraw związanych z konkretnymi transakcjami, jak i do tych związanych z kadrami.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych
Samo przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest uzasadnione odpowiednimi przepisami prawa. W przypadku akt osobowych pracodawca ma obowiązek przechowania dokumentów przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. W przypadku dokumentacji płacowej jest to z kolei 50 lat liczone od dnia wytworzenia dokumentacji. Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie zaznaczają, że dokumenty te muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, po to, by nie uległy zniszczeniu. To pomaga w uporządkowaniu spraw konkretnego pracownika, a także wpływa na całościowe działanie przedsiębiorstwa. Dokumentacja pracownicza, na którą składają się akta osobowe oraz dokumenty płacowe powinna być przechowywana w archiwum zakładowym. Jeśli zaś taki zakład będzie likwidowany bądź z jakiegoś powodu niemożliwe będzie to, aby przechowywać w nim dokumenty, pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie archiwizowania dokumentacji. Zaniedbanie obowiązku przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy podlega karze grzywny, nawet do 30 000 złotych.
Nowoczesne podejście do przechowywania dokumentów
Można również zdecydować się na to, żeby dokumenty przechowywać w specjalnych centralach IT. Jednak, to rozwiązanie głównie polecane jest przedsiębiorstwom prowadzącym działalność na szerszą skalę. Warto wtedy dokładnie zbadać rynek, aby znaleźć firmę, w której będzie to możliwe do zrealizowania. Kiedyś przechowywano dokumenty w tradycyjny sposób, jednak wiele w tym zakresie się zmieniło. I jest to oczywiście zmiana na plus. Teraz liczy się bowiem to, by nie dopuszczać do chaosu informacyjnego w archiwizowaniu danych. Każdy przedsiębiorca musi mieć tego świadomość.
